Quando si affronta il tema della gestione del parco auto aziendale, molto spesso si parla di una spesa ingente nell’economia di un’impresa.

Infatti, spesse volte, gestire questa spesa significa dover affrontare varie problematiche ed incertezze, tenendo sempre tutto sotto controllo; tutto questo non è affatto semplice e richiede un impegno costante e attento.

L’ostacolo più grande che si pone di fronte alle aziende è l’analisi dei costi di gestione della flotta veicoli, poiché spesso ogni informazione deriva da fonti diverse, causando quindi confusione e imprecisione, che si traducono in scelte non adatte a ottenere un miglioramento nei costi e nella funzionalità dei mezzi.

Ma è possibile porre fine a queste difficoltà adottando un apposito software gestione automezzi grazie al quale sarà possibile controllare le entrate, le uscite e soprattutto anche tutte quelle problematiche legate proprio alla manutenzione stessa degli automezzi.

Diverse imprese sono riuscite ad ottimizzare la gestione e la spesa del parco veicoli grazie ad un sistema informatizzato ben strutturato.

I dati e le informazioni sono sempre disponibili in tempo reale, si integrano tra loro e possono essere impiegate in vari ambiti.

Come un software di gestione del parco auto aziendale può migliorare l’azienda

Ogni impresa ha delle esigenze differenti, ma ci sono alcune necessità comuni a qualsiasi realtà a cui un software specifico per la gestione della flotta aziendale è in grado di far fronte.

La prima cosa indispensabile per una gestione efficiente è la corretta distribuzione dei mezzi, per evitare che i veicoli siano troppi o troppo pochi.

Utilizzando un software la flotta può essere censita e monitorata costantemente, in modo tale da individuare eventuali veicoli inutilizzati.

Altra necessità importante è quella di dover controllare le innumerevoli scadenze fiscali e contrattuali senza dimenticare i costi.

Un sistema di gestione informatizzato si rivela utile per non far sfuggire nessuna scadenza con gli avvisi automatici e, inoltre, offre la possibilità di valutare costi puntuali e non solo, permettendo, ad esempio, di decidere con chiarezza quando utilizzare il noleggio o quando conviene acquistare.

A proposito di noleggio, il software monitora e offre una panoramica completa sui contratti di renting, così da non cadere in sanzioni e sovrapprezzi e decidere il rinnovo o meno dei contratti.

Fondamentale è anche pianificare gli interventi di manutenzione e controllare le spese per le singole riparazioni: solo così si riducono i guasti e si ottiene un parco auto efficiente.

Inoltre, il sistema aiuta anche a tenere d’occhio i consumi di carburante: vista la grande emergenza climatica che affligge il mondo, è importante limitare le emissioni e cercare di risparmiare.

In più, le informazioni dettagliate e gli storici contenuti nel software permettono migliori trattative con i fornitori: avere i propri dati sempre disponibili nel sistema migliora le capacità di controllo di questi, riuscendo a diventare più indipendenti dai singoli fornitori.

Dunque, come abbiamo visto sono tante le varianti da considerare per una corretta gestione del parco auto aziendale e sono anche tanti i benefici nell’utilizzare un software apposito.

I risultati in seguito all’ottimizzazione della gestione dei veicoli però, non sono immediati e si ottengono in tre fasi.

La prima fase è quella dell’avviamento e della messa a regime: in questa fase vengono risolte le problematiche più grandi e si portano alla luce quelle abitudini e quelle situazioni da migliorare.

Successivamente si ha la fase dell’ottimizzazione della gestione, in cui la gestione si svolge ormai secondo un metodo preciso e organizzato.

Infine, la fase della maturità del sistema: a questo punto il software ha dispiegato tutte le sue potenzialità e si possono compiere scelte strategiche, grazie alle informazioni accumulate nel tempo dal sistema, come ad esempio dati storici, report, simulazioni e pianificazioni.

Per ogni azienda sarebbe quindi l’ideale riuscire a utilizzare un software di gestione della flotta veicoli per risparmiare sulle spese, automatizzare le attività quotidiane in modo da operare con tempestività ed efficacia.