Pianificare un evento richiede impegno ed organizzazione: far combaciare tutto ed incastrare perfettamente orari, persone e logistica è sicuramente la base per la buona riuscita del nostro progetto.
Alla base di una roadmap ideale per l’organizzazione di un evento, vi è sicuramente il tenere bene a mente il motivo per il quale vogliamo organizzare questo evento, e rendere il messaggio perfettamente comprensibile ai nostri invitati, facendo delle scelte mirate, in linea con i nostri obiettivi.
Bisogna perciò prefissarci immediatamente delle priorità di spesa: stimare il budget prima di addentrarci nell’organizzazione vera e propria dell’evento ci aiuterà a dividere i costi in maniera adeguata tra i vari aspetti da curare. Cercare infatti di inserire più cose possibili andando a risparmio, ci farà fare una brutta figura e sicuramente i nostri ospiti non si faranno una bella idea su di noi e sul nostro modo di lavorare.

Solo dopo aver chiarito questi primi punti, potremmo realmente iniziare ad occuparci della pianificazione vera e propria del nostro evento. Bisognerà allora fissare una data, scegliendo quindi il periodo dell’anno più adatto al tipo di evento, e quindi valutare bene la stagionalità, il clima, l’orario, e se preferiamo che si svolga nel fine settimana o in un giorno feriale.
È molto importante scegliere una data né troppo lontana né estremamente vicina: nel primo caso, infatti, gli invitati potrebbero totalmente dimenticarsene e prendere altri impegni, al contrario se decidiamo di dare poco preavviso, rischiamo di trovare i nostri ospiti già impegnati in altri piani.
È a questo punto fondamentale capire il nostro tipo di pubblico: quanti e soprattutto chi saranno gli invitati ci permetterà di orientare le nostre scelte in base a chi abbiamo davanti.
Sarà da tenere bene a mente che il numero degli invitati può variare sensibilmente a seconda degli ospiti extra, quali bambini o partner, perciò sarà fondamentale non farsi trovare impreparati ed ingaggiare il quantitativo di staff adeguato.
Va in questa direzione anche la scelta della location, che dovrà essere appunto conforme non solo al tipo di evento, ma anche alla tipologia di invitati. Generalmente, è consigliabile visitare la sede del futuro evento di persona, per meglio valutare tutti quei particolari che alle volte non sono percepibili su carta, ma che potrebbero veramente fare la differenza nella riuscita del nostro progetto.

A questo punto, dovremmo dare il via a tutta la parte logistica, fatta di figure professionali quali fornitori, catering, animazione, hostess…che ci permetteranno di gestire l’evento in maniera scorrevole e di offrire un supporto ai nostri invitati.
Per quanto riguarda la parte prettamente organizzativa dell’evento, sarà fondamentale muoversi quanto prima per cercare i professionisti di cui avremo bisogno, tenendo a mente che la scelta del personale non sarà immediata, ma dovremo chiamare più volte, magari incontrarsi per pianificare al meglio alcuni dettagli. Dovremo per esempio stabilire dei menu per particolari esigenze alimentari, oppure anche semplicemente programmare una scaletta musicale, o se per esempio, il nostro evento avesse lo scopo di promuovere un prodotto che vogliamo lanciare sul mercato, avremo bisogno di trovare dei promoter qualificati.

Nella nostra roadmap ideale per l’organizzazione di un evento, dovremo sempre lasciare un margine di manovra per non farci cogliere impreparati di fronte agli imprevisti. Può succedere infatti che, anche se abbiamo studiato alla perfezione la scaletta della giornata e abbiamo pianificato meticolosamente ogni minimo dettaglio, che qualcosa vada storto. Qualche ospite potrebbe arrivare in ritardo, l’impianto musicale potrebbe fare qualche capriccio, o ancor peggio il sole splendente di qualche ora prima potrebbe lasciare il posto ad un temporale improvviso. Niente panico: ricordiamoci sempre che nessun altro conosce i nostri ospiti meglio di noi, e che quindi il potere di sdrammatizzare e risolvere gli eventuali disguidi è tutto nelle nostre mani!